Nhiều chủ gara, đặc biệt là các gara quy mô nhỏ, thường cho rằng việc kinh doanh của mình không đủ lớn để cần đến phần mềm quản lý. Quan niệm này có thể khiến bạn bỏ lỡ những cơ hội phát triển và đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn mà đôi khi, chính bạn cũng không nhận ra.

Bạn có đang mắc phải những suy nghĩ này?

• "Gara mình nhỏ thôi, quản lý thủ công cũng được."

• "Phần mềm phức tạp lắm, mình không rành công nghệ."

• "Tốn kém mà không biết có hiệu quả không."

Nếu có, hãy cùng Kgara nhìn nhận lại những rủi ro và lợi ích mà bạn đang bỏ qua!

Những rủi ro tiềm ẩn khi bạn "tự mình" quản lý gara nhỏ

Việc quản lý gara bằng sổ sách, Excel hay trí nhớ cá nhân có thể mang lại cảm giác tiện lợi ban đầu, nhưng về lâu dài, nó tiềm ẩn rất nhiều nguy cơ:

1. Thất thoát doanh thu và vật tư 

• Không kiểm soát được vật tư tồn kho: Bạn có biết chính xác còn bao nhiêu chiếc lốp, bao nhiêu lít dầu nhớt hay bao nhiêu phụ tùng trong kho? Việc kiểm kê thủ công dễ dẫn đến sai sót, thất thoát mà bạn không hề hay biết.

• Sai sót trong tính toán dịch vụ: Ghi chép thủ công các khoản thu chi, giá dịch vụ có thể dẫn đến nhầm lẫn, mất tiền oan hoặc tính thiếu cho khách hàng.

• Khó khăn trong quản lý công nợ: Việc theo dõi công nợ khách hàng hoặc nhà cung cấp bằng sổ sách rất dễ bị bỏ sót, dẫn đến khó đòi nợ hoặc mất uy tín.

2. Mất khách hàng do chất lượng dịch vụ không đồng đều 

• Không nắm được lịch sử sửa chữa của xe: Khi khách hàng quay lại, bạn có nhớ chiếc xe đó đã từng làm gì, vấn đề gì chưa? Nếu không, việc chẩn đoán và sửa chữa sẽ mất thời gian hơn, khách hàng có thể cảm thấy không được chăm sóc chu đáo.

• Quên lịch hẹn, nhầm lẫn thông tin: Ghi chép lịch hẹn bằng tay dễ bị bỏ sót, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

• Không có dữ liệu để đánh giá hiệu suất thợ: Bạn khó có thể biết được thợ nào làm tốt, thợ nào cần đào tạo thêm nếu không có hệ thống ghi nhận công việc rõ ràng.

3. Khó khăn trong quản lý nhân sự và phân công công việc 

• Không minh bạch về doanh số và hoa hồng: Việc tính lương, thưởng và hoa hồng cho thợ có thể gây tranh cãi nếu không có số liệu rõ ràng, minh bạch.

• Khó khăn trong phân công và theo dõi công việc: Bạn khó biết thợ nào đang rảnh, thợ nào đang bận, việc nào đã hoàn thành, việc nào chưa. Điều này làm giảm hiệu suất làm việc tổng thể.

4. Thiếu dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh chiến lược 

• Không có báo cáo doanh thu, chi phí: Bạn không thể biết gara của mình đang lãi hay lỗ, dịch vụ nào mang lại doanh thu cao nhất, chi phí nào đang phình to.

• Khó khăn trong việc xác định điểm mạnh, điểm yếu: Thiếu dữ liệu tổng hợp, bạn khó có thể đưa ra các chiến lược phát triển đúng đắn cho gara của mình.

Kgara – Phần mềm quản lý gara "nhỏ mà có võ"

Đừng để quy mô hiện tại cản trở sự phát triển của bạn! Kgara được thiết kế đặc biệt để giúp các chủ gara, dù lớn hay nhỏ, vận hành hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Với Kgara, bạn sẽ:

• Kiểm soát chặt chẽ kho vật tư, phụ tùng: Nhập xuất kho dễ dàng, báo cáo tồn kho tức thì, loại bỏ thất thoát.

• Quản lý dịch vụ và doanh thu minh bạch: Tạo phiếu sửa chữa điện tử, tính toán chính xác, tránh sai sót.

• Theo dõi công nợ chi tiết, hiệu quả: Không còn lo lắng về các khoản công nợ bị lãng quên.

• Xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng: Lưu trữ thông tin, lịch sử sửa chữa của xe, nhắc lịch bảo dưỡng tự động.

• Quản lý nhân sự hiệu quả: Phân công công việc, tính lương, thưởng minh bạch.

• Có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh: Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận chi tiết giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

Kgara không chỉ là một phần mềm, mà còn là trợ thủ đắc lực giúp bạn biến gara nhỏ thành một hệ thống vận hành trơn tru, chuyên nghiệp và có khả năng mở rộng.